生成AIの使いどころと最初の一歩：向く業務の見分け方、2週間の試し方、ツールの使い分け

「全社で生成AIを使えるようにしてくれ」。経営からそう言われた日から、板挟みが始まりました。情シスに相談すれば「情報漏洩が怖いので禁止で」と渋い顔をされます。ところが現場では、若手が個人のスマホで議事録を貼り付けて要約させています。経営は「競合はもう使っているらしい」と急かします。結局、経営の判断で全社にアカウントを配ってみると、3か月後に使っていたのは1割ほどでした。経理の担当者は請求額の計算を任せて数字がずれ、営業の担当者は最新の競合価格をたずねて嘘の数字を返され、どちらも「やっぱり使えない」と離れていきました。

生成AIが使えないわけではありません。当てている業務を間違えているのと、最初の一歩が大きすぎるのとが重なっています。

「なんとなく禁止」も「なんとなく解禁」も、どちらも止まる

止まっている会社は、次の3つのどれかにはまっています。

3つに共通するのは、どの業務に使い、何から始め、どう守るかを会社として決めていないことです。守る側のルールは、生成AIの社内ルール サンプルにそのまま配れるA4一枚を載せています。ここでは使う側の決め方を扱います。

向く業務には、3つの共通点がある

生成AIは、それらしい文章を作るのは驚くほど得意です。一方で、正確な計算と、学習した範囲の外にある最新の事実は苦手です。冒頭の経理と営業は、どちらも苦手な側に当ててしまいました。

向く業務には、次の3つがそろっています。

– 量が多い。1回の時短はわずかでも、回数が多ければ効果が積み上がる

– ある程度、型が決まっている。要約・分類・下書きのように形が見えていると、出てくる品質がそろう

– 多少の誤りを人が直せる。生成AIは必ず間違える前提で、人が確認できる工程に置く

向かないと言われる業務でも、任せる工程を選べば使えます。全部か無かで考えません。

自部門の業務を点数にして、最初の候補を選ぶ

頭の中だけで考えると迷います。自部門の業務を3つほど書き出し、3つの軸をそれぞれ1〜3点でつけて足します。

営業部で実際につけると、次のようになりました。

合計8点の2つが候補です。競合の最新価格は5点で、しかも最新の事実という苦手な分野なので、最初からは外します。

候補の中から最初の1つを選ぶときは、もう3つ条件を足します。失敗しても人が直せること。効果が時間の数字で見えること。社内のデータだけで完結することです。顧客向けのチャットボットは華やかですが、失敗がそのまま顧客に届くので、最初の一歩には選びません。

2週間で1勝をつくる

選んだ1業務を、前向きな協力者3人と2週間だけ試します。議事録の要約を例にした日割りです。

いちばん大事なのは、初日に「前」の時間を測っておくことです。ここを飛ばすと、あとで効果を数字にできません。

指示文は、ひな形として配るだけで品質がそろいます。

以下の議事録を、次の形式で要約してください。

1. 決まったこと（箇条書き）

2. 宿題：誰が・何を・いつまでに

3. 次回までに詰める論点

議事録に書かれていない情報は補わないでください。不明な点は「要確認」と書いてください。

効果は、確認の時間まで含めて数字にする

1本30分かかっていた議事録が、AIの下書きを人が10分で確認・修正する形になったとします。週10本なら、週300分が100分になり、週に約3時間20分、月に約13時間が浮きます。

人件費は給与額ではなく、会社の総コストで数えます。一般に給与の約3倍です。月給40万円の担当者なら会社の負担は年約1,440万円、年1,900時間で割ると1時間あたり約7,600円です。月13時間は、月約10万円分の時間になります。

確認にかかる時間も、ごまかさずに数えます。下書きは速いのに確認に時間がかかり、合計では変わらない、という結果もありえます。続けるかどうかの基準は、始める前に決めておきます。たとえば「1本20分以内になり、協力者が続けたいと言えば広げる。合計の時間が増えるならやめる」です。

経営への報告は、数字と次の一手を1文にします。「議事録づくりを2週間試し、1本30分が10分になりました。月約13時間、約10万円分が浮いたので、次は別の1部署に広げます」。

ツールが複数あるなら、業務ごとに第一に使うものを1つ決める

全社にはMicrosoftのCopilot、営業部ではChatGPTの法人版、と複数のサービスが入っている会社は珍しくありません。現場は「結局どれを使えばいいのか」で迷い、迷った結果どれも使わなくなります。

各サービスの得意分野は、モデルの更新で数か月ごとに変わります。製品の比較表を作って配っても、すぐに古くなります。決めるのは業務ごとの第一選択だけにして、1業務1ページの手順書に書きます。

業務の数は10前後に絞ります。20を超えると誰も覚えられません。迷ったら全社契約のサービスを使う、という逃げ道を1行書いておきます。四半期に1回、実際にどの業務でどれだけ使われているかを見て、手順書を直します。

最初の90日でここまで進める

本文の金額は、説明のための例です。

よくある質問（FAQ）

生成AIは、どんな業務から使い始めればよいですか?

量が多く、型が決まっていて、多少の誤りを人が直せる業務からです。議事録の要約、問い合わせへの返信の下書き、定型レポートのたたき台がよく最初の一歩になります。自部門の業務を頻度・手間・許せる誤りの3軸で点数にすると、候補が絞れます。

精度が100%でないと業務には使えないのでは?

下書きに使う前提なら、人が直すので100%は要りません。完璧を求めて使わないほうが、浮くはずの時間を失います。大事なのは、どの工程まで任せ、どこから人が確認するかを先に決めておくことです。

試してみて出力がいまひとつでした。やめるべきですか?

指示文を2〜3回直してから判断します。宛先、目的、形式、書いてはいけないことを具体的に書くと、出力は大きく変わります。それでも確認の時間が減らないなら、その業務は見送り、点数が次に高い業務を試します。

ChatGPTとCopilotとClaude、どれを使えばよいですか?

業務ごとに第一に使うものを1つ決めます。得意分野はモデルの更新で数か月ごとに変わるので、製品の比較より、1業務1ページの手順書に「この業務はこれを使う」と書くほうが現場は迷いません。迷ったら全社契約のサービスを使う、と決めておきます。

効果はどうやって測ればよいですか?

試す前に、その業務にかかっている時間を測っておきます。試したあとの時間と比べ、確認にかかった時間も含めて差を出します。人件費は給与の約3倍の総コストで時間あたりの金額にすると、経営に伝わる数字になります。

どの業務から試すか決めきれないまま、時間だけが過ぎている。その状態なら、自部門の業務3つに点数をつけて最初の1つを選ぶところから、初回相談（30分・無料）で一緒に進められます。